ĐIỀU 1 – GIỚI THIỆU CHUNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG #

1.1. Mục đích của Thỏa thuận

Thỏa thuận này quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của Nhà Tuyển Dụng (viết tắt là “NTD”) khi sử dụng các sản phẩm, dịch v

ụ, công cụ và nền tảng do HRDept.vn (sau đây gọi là “HRDept” hoặc “Nền tảng”) cung cấp.
Thỏa thuận này có giá trị pháp lý như một hợp đồng điện tử giữa Nhà Tuyển Dụng và HRDept.

Việc Nhà Tuyển Dụng tạo tài khoản, truy cập hoặc sử dụng bất kỳ dịch vụ nào tại HRDept.vn được hiểu là đã đồng ý ràng buộc bởi các điều khoản tại văn bản này và các chính sách liên quan đi kèm.

1.2. Về nền tảng HRDept.vn

HRDept.vn là nền tảng công nghệ vận hành theo mô hình sàn thương mại điện tử trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự, kết nối giữa:

• Người bán (Ứng viên): những cá nhân đang tìm kiếm cơ hội việc làm, cung cấp hồ sơ cá nhân, năng lực và thông tin ứng tuyển
• Người mua (Nhà Tuyển Dụng): các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp và chi trả khoản thưởng khi tuyển dụng thành công
• HRDept (Bên trung gian vận hành): cung cấp công cụ kết nối, công nghệ xử lý giao dịch, xác nhận tuyển dụng, tạm giữ khoản thanh toán và hỗ trợ xử lý tranh chấp

HRDept không trực tiếp tuyển dụng, không chịu trách nhiệm về nội dung tuyển dụng, quyết định tuyển, chất lượng làm việc của ứng viên hoặc mối quan hệ lao động giữa NTD và ứng viên.

1.3. Phạm vi điều chỉnh

Thỏa thuận này áp dụng cho:

• Tất cả các hành vi sử dụng dịch vụ đăng tin, tìm kiếm ứng viên, xem CV, thiết lập lịch phỏng vấn, xác nhận tuyển dụng, chi thưởng, hoàn tiền và các dịch vụ giá trị gia tăng khác tại HRDept.vn
• Tất cả Nhà Tuyển Dụng đã tạo tài khoản và có hành vi sử dụng nền tảng, bao gồm:
  • Doanh nghiệp đăng ký kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam hoặc quốc tế
  • Cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ tuyển dụng (headhunter)
  • Cá nhân tự tuyển dụng (freelance HR)

1.4. Ưu tiên hiệu lực

Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa:

• Thỏa thuận này và các bản cam kết riêng lẻ ký kết (nếu có)
• Hoặc giữa bản tiếng Việt và bản dịch tiếng Anh (nếu có)

→ Bản tiếng Việt gốc và thỏa thuận riêng ký kết bằng văn bản sẽ được ưu tiên áp dụng.

1.5. Cập nhật và chấp thuận

HRDept có quyền sửa đổi nội dung Thỏa thuận này theo nhu cầu vận hành và quy định pháp luật. Mọi thay đổi sẽ được thông báo qua:

• Hệ thống tài khoản NTD trên HRDept.vn
• Email đăng ký của Nhà Tuyển Dụng

Việc tiếp tục sử dụng nền tảng sau khi có cập nhật được hiểu là Nhà Tuyển Dụng đồng ý và chấp thuận với các điều khoản được sửa đổi.

ĐIỀU 2 – GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ #

Trong phạm vi Thỏa thuận này và các chính sách liên quan, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

2.1. Nền tảng HRDept hoặc HRDept.vn

Là nền tảng công nghệ do Công ty Cổ phần HRDept Việt Nam sở hữu và vận hành tại tên miền chính thức https://hrdept.vn, https://hrdept.net, và https://hri.edu.vn cung cấp các dịch vụ kết nối tuyển dụng trực tuyến giữa Nhà Tuyển Dụng và Ứng viên.

2.2. Nhà Tuyển Dụng (viết tắt: NTD)

Là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu tuyển dụng nhân sự và thực hiện hoạt động đăng tin, tìm kiếm hồ sơ, tương tác với ứng viên, và/hoặc thực hiện các giao dịch tuyển dụng trên nền tảng HRDept.vn.

2.3. Ứng viên

Là cá nhân đang tìm việc làm, cung cấp hồ sơ cá nhân, nộp đơn ứng tuyển, và tham gia vào các hoạt động liên quan đến việc ứng tuyển, phỏng vấn, thử việc và ký kết hợp đồng lao động với Nhà Tuyển Dụng thông qua HRDept.vn.

2.4. Giao dịch tuyển dụng

Là toàn bộ quá trình tương tác giữa Nhà Tuyển Dụng và Ứng viên thông qua nền tảng HRDept.vn, bao gồm nhưng không giới hạn: đăng tin, ứng tuyển, xác nhận lịch phỏng vấn, xác nhận tuyển dụng thành công, chi thưởng và phản hồi đánh giá.

2.5. Khoản chi thưởng / Thưởng tuyển dụng

Là khoản tiền do Nhà Tuyển Dụng cam kết chi trả cho Ứng viên nếu đạt các điều kiện tuyển dụng cụ thể (ví dụ: đến phỏng vấn, vượt qua thử việc, ký HĐLĐ chính thức...), được xác nhận và xử lý thông qua HRDept.vn.

2.6. Khoản tiền tạm giữ

Là số tiền mà Nhà Tuyển Dụng chuyển cho HRDept để giữ tạm thời, phục vụ cho việc chi thưởng cho Ứng viên trong tương lai, nhằm đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho cả hai bên trong quá trình giao dịch.

2.7. Giải ngân

Là hành vi HRDept thực hiện chuyển tiền từ khoản tạm giữ đến Ứng viên theo đúng quy trình xác nhận giao dịch đã được quy định và đồng thuận.

2.8. Xác nhận giao dịch

Là hành động xác nhận bởi một hoặc cả hai bên (NTD và/hoặc Ứng viên) về việc đã hoàn tất một mốc giao dịch cụ thể (ví dụ: đã phỏng vấn, đã tuyển dụng, đã ký hợp đồng…), làm cơ sở để HRDept thực hiện giải ngân khoản thưởng tương ứng.

2.9. Trạng thái đang xử lý

Là trạng thái tạm thời khi một giao dịch đang trong quá trình chờ xác nhận, chờ phản hồi từ các bên hoặc đang được HRDept xem xét/trung gian giải quyết tranh chấp.

2.10. HRVerify

Là dịch vụ xác thực người dùng được cung cấp bởi HRDept, nhằm kiểm tra và xác nhận tính hợp pháp, minh bạch, và mức độ tin cậy của các tài khoản Nhà Tuyển Dụng hoặc Ứng viên dựa trên hồ sơ pháp lý, giấy phép kinh doanh, văn bản cam kết, vị trí trụ sở hoặc lịch sử hoạt động trên hệ thống.

2.11. Chính sách bảo hành tuyển dụng

Là chính sách riêng của HRDept áp dụng cho các gói dịch vụ có cam kết, nhằm đảm bảo quyền lợi cho NTD trong trường hợp phát sinh lỗi tuyển dụng như ứng viên nghỉ sớm, cung cấp thông tin sai, hoặc không đáp ứng điều kiện làm việc theo cam kết.

2.12. Hệ thống quản lý giao dịch tuyển dụng

Là phần mềm, dashboard, và các công cụ nội bộ của HRDept giúp NTD và Ứng viên quản lý quá trình tuyển dụng: từ đăng tin – tìm ứng viên – lên lịch – xác nhận – chi thưởng – đánh giá – khiếu nại.

2.13. Nội dung học máy & AI

Là toàn bộ dữ liệu phi cá nhân (phi định danh) được HRDept sử dụng cho mục đích cải tiến thuật toán, hệ thống gợi ý hồ sơ, tối ưu tuyển dụng và nâng cao trải nghiệm người dùng, trong giới hạn tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

ĐIỀU 3 – ĐĂNG KÝ VÀ QUẢN LÝ TÀI KHOẢN NHÀ TUYỂN DỤNG #

3.1. Điều kiện đăng ký tài khoản Nhà Tuyển Dụng

Để sử dụng các dịch vụ trên nền tảng HRDept.vn, Nhà Tuyển Dụng cần đáp ứng các điều kiện sau:

a. Là pháp nhân có đăng ký hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc nước ngoài; hoặc cá nhân có nhu cầu tuyển dụng thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin cung cấp.
b. Có người đại diện đủ năng lực hành vi dân sự và chịu trách nhiệm cho mọi hành vi giao dịch phát sinh từ tài khoản.
c. Cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc khi đăng ký tài khoản như: tên công ty, địa chỉ, MST/đăng ký kinh doanh, người đại diện, email công việc, số điện thoại, vị trí liên hệ.

3.2. Quy trình xác thực tài khoản (HRVerify)

Tùy theo mức độ sử dụng, HRDept có thể yêu cầu NTD thực hiện xác thực tài khoản theo từng cấp độ:

• Xác thực cơ bản: qua email và số điện thoại
• Xác thực doanh nghiệp: cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền, mẫu dấu công ty (nếu có)
• Xác thực chuyên sâu: xác minh trụ sở, chữ ký điện tử, video call xác thực hoặc cam kết pháp lý

Việc xác thực giúp tài khoản nhận được biểu tượng HRVerify (tick màu) tương ứng và được ưu tiên hiển thị trên nền tảng.

3.3. Quản lý, bảo mật và chịu trách nhiệm với tài khoản

• NTD có trách nhiệm bảo mật thông tin truy cập và không chia sẻ tài khoản cho bên thứ ba không có thẩm quyền.
• Mọi hành vi được thực hiện dưới tài khoản đăng nhập hợp lệ sẽ được mặc định là hành vi của NTD, HRDept không chịu trách nhiệm trong trường hợp NTD bị mất quyền kiểm soát tài khoản do lỗi bảo mật cá nhân.
• Trong trường hợp nghi ngờ bị truy cập trái phép, NTD có nghĩa vụ thông báo ngay cho HRDept để được hỗ trợ khóa hoặc xác minh lại tài khoản.

3.4. Sử dụng tài khoản đúng mục đích

NTD chỉ được sử dụng tài khoản để:

• Đăng tin tuyển dụng hợp pháp
• Tìm kiếm, tương tác và tuyển chọn ứng viên thực tế cho nhu cầu nội bộ
• Sử dụng các dịch vụ công khai do HRDept cung cấp

Nghiêm cấm các hành vi:

• Tạo tài khoản ảo, tài khoản giả danh doanh nghiệp khác
• Sử dụng tài khoản để tuyển dụng trá hình, đa cấp, lừa đảo
• Rút hồ sơ Ứng viên để chia sẻ, mua bán hoặc sử dụng ngoài mục đích tuyển dụng

Vi phạm có thể dẫn đến khóa tài khoản tạm thời hoặc vĩnh viễn mà không cần hoàn phí dịch vụ đã thanh toán.

3.5. Tạm ngưng hoặc chấm dứt tài khoản

HRDept có quyền tạm khóa, giới hạn chức năng hoặc chấm dứt vĩnh viễn tài khoản của NTD trong các trường hợp:

a. Cung cấp thông tin sai lệch nghiêm trọng, giả mạo hoặc sử dụng tài khoản để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật
b. Gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của ứng viên hoặc vi phạm đạo đức tuyển dụng
c. Không tuân thủ các chính sách vận hành của nền tảng dù đã được cảnh báo
d. Có yêu cầu từ cơ quan chức năng có thẩm quyền

HRDept sẽ thông báo lý do xử lý tài khoản qua email hoặc hệ thống quản lý.

3.6. Khôi phục và chuyển giao tài khoản

• NTD có thể gửi yêu cầu khôi phục tài khoản hoặc chuyển giao quyền quản lý cho người dùng khác trong nội bộ tổ chức.
• Việc chuyển giao chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện xác minh và sự đồng ý từ người đại diện hợp pháp.

ĐIỀU 4 – CHÍNH SÁCH XÁC THỰC NHÀ TUYỂN DỤNG (HRVERIFY) #

4.1. Mục đích của HRVerify

HRVerify là hệ thống xác thực danh tính và pháp lý được HRDept triển khai nhằm:

• Phân loại rõ ràng các loại tài khoản Nhà Tuyển Dụng đang hoạt động trên nền tảng
• Tăng độ tin cậy của thông tin tuyển dụng với ứng viên
• Giảm thiểu rủi ro lừa đảo, tài khoản ảo, tuyển dụng trá hình
• Ưu tiên hiển thị, tín nhiệm cho các tài khoản đã xác thực

4.2. Các cấp độ xác thực và biểu tượng

HRDept áp dụng cơ chế xác thực phân tầng, mỗi cấp độ đi kèm một loại dấu xác minh (badge) cụ thể:

4.3. Quy trình xác thực

Việc xác thực được thực hiện thông qua các bước sau:

1. Gửi hồ sơ xác thực: Bao gồm giấy phép kinh doanh, văn bản ủy quyền, thông tin người đại diện, ảnh trụ sở/văn phòng (nếu có)
2. Đánh giá hồ sơ: HRDept sẽ kiểm tra độ hợp lệ của giấy tờ, đối chiếu thông tin công khai
3. Phỏng vấn/xác thực bổ sung: Có thể yêu cầu video call hoặc xác nhận bằng chữ ký số
4. Cấp biểu tượng HRVerify: Sau khi đạt yêu cầu, tài khoản được gắn biểu tượng xác thực trên hồ sơ tuyển dụng, trang công ty, tin đăng

4.4. Trách nhiệm của NTD sau khi được xác thực

Sau khi xác thực thành công, Nhà Tuyển Dụng có nghĩa vụ:

• Giữ nguyên trạng thái pháp lý và thông tin như đã xác thực
• Cập nhật hồ sơ nếu có thay đổi đại diện pháp luật, địa chỉ, loại hình hoạt động
• Không được chuyển nhượng hoặc cho mượn tài khoản xác thực dưới mọi hình thức

Vi phạm có thể dẫn đến thu hồi dấu xác thực hoặc khóa tài khoản vĩnh viễn.

4.5. Cơ chế xác thực lại và thu hồi

• HRDept có quyền yêu cầu xác thực lại định kỳ hoặc đột xuất nếu phát hiện dấu hiệu nghi ngờ về độ chính xác của tài khoản
• Trường hợp tài khoản bị phản ánh sai phạm, HRDept sẽ tạm ẩn biểu tượng HRVerify trong quá trình điều tra
• Tài khoản không duy trì trạng thái hoạt động hoặc bị tố cáo nhiều lần sẽ bị tạm đình chỉ HRVerify

4.6. Lưu ý dành cho Ứng viên

Ứng viên có thể xem dấu xác thực của Nhà Tuyển Dụng tại:

• Trang chi tiết công ty
• Hồ sơ công việc
• Mục “Tài khoản xác thực” trên hồ sơ tuyển dụng

HRDept khuyến nghị Ứng viên ưu tiên ứng tuyển vào các đơn vị đã xác thực HRVerify để đảm bảo tính minh bạch, tránh rủi ro tuyển dụng.

ĐIỀU 5 – QUY ĐỊNH VỀ ĐĂNG TIN TUYỂN DỤNG #

5.1. Mục đích của quy định đăng tin

Quy định này nhằm đảm bảo rằng mọi nội dung đăng tuyển trên nền tảng HRDept.vn:

• Phù hợp với pháp luật Việt Nam và quy chuẩn đạo đức tuyển dụng
• Không gây nhầm lẫn, lừa đảo hoặc tổn hại tới quyền lợi Ứng viên
• Giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch của nền tảng và cộng đồng tuyển dụng

5.2. Điều kiện được phép đăng tin

NTD chỉ được đăng tin nếu:

a. Có tài khoản đã xác thực tối thiểu cấp độ cơ bản (xác minh email, số điện thoại)
b. Cam kết tuyển dụng thật – đúng người, đúng vị trí và đúng mục đích
c. Tin đăng sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, minh bạch, không gây hiểu sai hoặc chứa thông tin bịa đặt
d. Có thông tin liên hệ cụ thể, chính danh (tên công ty, người phụ trách tuyển dụng, email công việc)

5.3. Nội dung không được phép trong tin tuyển dụng

NTD tuyệt đối không được phép đăng các nội dung sau:

• Việc làm không rõ vị trí, mô tả mập mờ
• Tuyển dụng trá hình: bán hàng đa cấp, tuyển CTV thu phí, môi giới việc làm bất hợp pháp
• Ngôn ngữ mang tính phân biệt giới tính, tuổi tác, vùng miền, ngoại hình, tôn giáo…
• Tuyển dụng lừa đảo, yêu cầu đặt cọc, chuyển tiền, mua hàng để “nhận việc”
• Thông tin chứa từ ngữ phản cảm, spam, hoặc cố ý gắn keyword đánh lừa hệ thống tìm kiếm

5.4. Quy định về sử dụng hình ảnh, thương hiệu trong tin đăng

• NTD chỉ được sử dụng logo và tên thương hiệu của chính doanh nghiệp mình (trừ trường hợp headhunter có uỷ quyền hợp pháp từ khách hàng)
• Cấm sử dụng hình ảnh người nổi tiếng, tổ chức/cơ quan nhà nước, hoặc logo thương hiệu không thuộc sở hữu để thu hút ứng viên nếu không có quyền sử dụng

5.5. Hình thức đăng tuyển đặc biệt – "Tin thưởng"

Là dạng tin tuyển dụng trong đó NTD cam kết một khoản thưởng tài chính cụ thể nếu ứng viên:

• Đến phỏng vấn đúng lịch
• Đạt kết quả và ký hợp đồng chính thức
• Hoặc hoàn thành một thời gian thử việc nhất định

Các tin này phải kèm theo số tiền tạm giữ (qua HRDept) và tuân thủ quy trình chi thưởng của nền tảng

5.6. Xử lý vi phạm nội dung tin đăng

HRDept có quyền:

• Gỡ bỏ ngay lập tức các tin vi phạm mà không cần thông báo trước
• Tạm khóa hoặc giới hạn tính năng đăng tin đối với tài khoản vi phạm nhiều lần
• Từ chối hoàn tiền trong trường hợp tin vi phạm bị gỡ theo quy định

5.7. Trách nhiệm pháp lý liên quan đến nội dung đăng tuyển

NTD hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước HRDept về:

• Tính chính xác của thông tin trong tin đăng
• Các cam kết về vị trí, phúc lợi, thời gian làm việc, hình thức hợp đồng…
• Mọi thiệt hại (nếu có) phát sinh do tin tuyển dụng gây nhầm lẫn, sai lệch hoặc lừa đảo

HRDept không chịu trách nhiệm trong các tranh chấp phát sinh trực tiếp giữa NTD và Ứng viên nếu tin đăng không tuân thủ quy định.

ĐIỀU 6 – QUY TRÌNH TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ XÁC NHẬN ỨNG TUYỂN #

6.1. Cơ chế nộp hồ sơ ứng tuyển

Ứng viên có thể nộp hồ sơ ứng tuyển trên HRDept.vn theo hai cách:

a. Ứng tuyển chủ động: Ứng viên tự gửi hồ sơ (CV/Portfolio/Thông tin cá nhân) cho các vị trí đăng tuyển hiển thị trên nền tảng.
b. Ứng tuyển theo lời mời: Ứng viên nhận được lời mời phỏng vấn hoặc ứng tuyển từ Nhà Tuyển Dụng, dựa trên hồ sơ cá nhân đã công khai và được duyệt thông qua thao tác của Nhà tuyển dụng trên nền tảng HRDept.vn.

Mọi hồ sơ gửi đi thông qua nền tảng đều được ghi nhận và lưu trữ trong hệ thống quản lý giao dịch của HRDept.

6.2. Xác nhận ứng tuyển thành công

Một hồ sơ được xem là “ứng tuyển thành công” khi thỏa các điều kiện sau:

• Hồ sơ được gửi thông qua nền tảng HRDept.vn
• Nhà Tuyển Dụng xác nhận đã nhận được và chấp thuận hồ sơ đó (qua hệ thống hoặc email tích hợp)
• Có bước hẹn lịch phỏng vấn hoặc phản hồi tích cực từ phía NTD

Việc xác nhận này là bằng chứng giao dịch sơ khởi để các bước tiếp theo được thực hiện.

6.3. Lưu trữ và kiểm tra hồ sơ ứng tuyển

HRDept cam kết:

• Lưu trữ hồ sơ ứng viên theo đúng chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân
• Cung cấp hệ thống đối chiếu giữa hồ sơ ứng tuyển, phản hồi của NTD và lịch sử phỏng vấn
• Cho phép cả hai bên (NTD và Ứng viên) kiểm tra tình trạng hồ sơ và kết quả phỏng vấn qua giao diện tài khoản

6.4. Hủy ứng tuyển và thu hồi hồ sơ

Ứng viên có thể hủy ứng tuyển trong các trường hợp:

• Chưa được NTD xác nhận lịch phỏng vấn
• NTD thay đổi thông tin tuyển dụng một cách đáng kể so với ban đầu
• Có dấu hiệu tin đăng vi phạm hoặc gây hiểu nhầm

Hệ thống HRDept sẽ hỗ trợ thu hồi hồ sơ và ghi chú trạng thái từ chối nếu đủ điều kiện.

6.5. Hồ sơ ứng tuyển không hợp lệ

Các hồ sơ có thể bị từ chối hoặc không được xử lý nếu:

• Thông tin ứng viên sai lệch, trùng lặp, thiếu minh bạch
• Hồ sơ không liên quan đến vị trí ứng tuyển
• Có dấu hiệu gian lận hoặc được gửi tự động hàng loạt (spam ứng tuyển)

HRDept có quyền can thiệp và cảnh báo tài khoản ứng viên trong các trường hợp vi phạm quy định.

6.6. Vai trò xác thực của HRDept

HRDept không trực tiếp tham gia tuyển dụng nhưng sẽ:

• Ghi nhận mọi giao dịch ứng tuyển trên hệ thống như một bên trung gian đảm bảo
• Hỗ trợ kiểm tra xác thực các giao dịch ứng tuyển khi phát sinh tranh chấp
• Gửi email hoặc popup xác nhận lại từ cả hai phía nếu cần thiết để phục vụ cho việc chi thưởng hoặc khiếu nại

ĐIỀU 7 – CHÍNH SÁCH THƯỞNG & QUY TRÌNH CHI TRẢ TÀI CHÍNH #

7.1. Bản chất của khoản “Thưởng”

Khoản “thưởng” là một hình thức thanh toán tài chính mà Nhà Tuyển Dụng (NTD) cam kết trả cho Ứng viên khi họ hoàn thành một mốc nhất định trong quá trình tuyển dụng như:

• Tham gia phỏng vấn đúng hẹn
• Ký kết hợp đồng lao động chính thức
• Hoàn thành giai đoạn thử việc (hoặc theo thỏa thuận tùy tin tuyển)

Khoản thưởng này không thay thế cho lương, phụ cấp hay chi phí đào tạo mà là hình thức khuyến khích ứng viên cam kết cao hơn và giữ động lực xuyên suốt quá trình tuyển dụng.

7.2. Cơ chế tạm giữ khoản thưởng (Escrow)

• Ngay khi đăng tin có cam kết thưởng, NTD sẽ nộp khoản tạm giữ vào ví giao dịch của HRDept tương ứng với số tiền cam kết.
• HRDept sẽ giữ trung lập khoản tiền này cho đến khi xảy ra một trong ba tình huống:
  1. Giao dịch thành công → chi tiền cho Ứng viên
  2. Giao dịch thất bại rõ ràng → hoàn lại cho NTD
  3. Phát sinh tranh chấp → chuyển sang quy trình xử lý tranh chấp

7.3. Điều kiện chi thưởng cho Ứng viên

Khoản thưởng sẽ được HRDept chuyển khoản cho Ứng viên nếu thỏa mãn tất cả điều kiện sau:

• Có xác nhận từ NTD rằng ứng viên đã đạt mốc cam kết (ví dụ: ký hợp đồng)
• Không có tranh chấp hoặc khiếu nại nào tồn đọng từ phía NTD tại thời điểm xác nhận
• Ứng viên hoàn thành biểu mẫu xác nhận nhận thưởng bao gồm các nội dung về thông tin tài khoản, mã số thuế cá nhân và nghĩa vụ thuế

Khoản chi sẽ được thực hiện trong vòng 3–15 ngày làm việc sau khi xác nhận đủ điều kiện.

7.4. Trường hợp từ chối chi thưởng

HRDept có quyền từ chối chi thưởng nếu:

• NTD gửi thông báo bằng văn bản hoặc hệ thống rằng ứng viên không đạt cam kết
• Có bằng chứng xác thực cho thấy ứng viên vi phạm điều khoản tin đăng (ví dụ: đến phỏng vấn trễ, không đủ điều kiện, gian lận...)
• Hồ sơ xác nhận nhận thưởng của Ứng viên không hợp lệ, không đầy đủ hoặc cố ý cung cấp thông tin sai lệch

7.5. Phí dịch vụ và khấu trừ trước khi chi thưởng

• Trước khi chuyển khoản phần thưởng cho Ứng viên, HRDept sẽ tiến hành khấu trừ phần trăm phí dịch vụ theo biểu phí hiện hành (xem Biểu phí hiện hành tại đây)
• HRDept không chịu trách nhiệm về các khoản thuế thu nhập cá nhân của Ứng viên, và sẽ hướng dẫn Ứng viên kê khai qua biểu mẫu cam kết riêng.

7.6. Quy trình xử lý chậm xác nhận từ NTD

• Nếu NTD không xác nhận hoặc phản hồi chậm sau 7 ngày kể từ khi phát sinh yêu cầu chi thưởng → HRDept có quyền xử lý theo quy trình mặc định:
  a. Nếu ứng viên gửi xác nhận một chiều, HRDept sẽ gửi thông báo nhắc xác nhận cho NTD
  b. Nếu quá thời gian quy định mà NTD vẫn không phản hồi → HRDept có thể xét duyệt và chi thưởng tạm thời cho Ứng viên dựa trên dữ liệu giao dịch

7.7. Trách nhiệm của các bên trong giao dịch tài chính

• HRDept là bên trung gian giữ tiền, không đại diện pháp lý cho bên mua hoặc bán
• NTD chịu trách nhiệm về tính trung thực của cam kết thưởng
• Ứng viên chịu trách nhiệm kê khai thuế thu nhập cá nhân từ khoản thưởng nếu pháp luật yêu cầu

ĐIỀU 8 – QUY TRÌNH THỰC HIỆN GIAO DỊCH TRÊN NỀN TẢNG HRDept #

8.1. Khái niệm “Giao dịch” trên nền tảng

Trên HRDept, một "giao dịch" được hiểu là chuỗi hoạt động có tính ràng buộc giữa Nhà Tuyển Dụng và Ứng viên, bao gồm nhưng không giới hạn:

• Ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển
• NTD xác nhận hồ sơ và hẹn phỏng vấn
• Phỏng vấn diễn ra thành công hoặc không
• Các bên xác nhận kết quả
• HRDept tiến hành chi thưởng, hoàn tiền hoặc xử lý tranh chấp tùy trường hợp

Mỗi giao dịch đều được mã hóa riêng biệt trong hệ thống và ghi nhận trạng thái theo thời gian thực.

8.2. Các bước của một giao dịch tiêu chuẩn

Một giao dịch thông thường sẽ trải qua các bước sau:

1. NTD đăng tin tuyển dụng (có hoặc không kèm thưởng)
2. Ứng viên ứng tuyển hoặc nhận lời mời
3. NTD xác nhận hồ sơ và lên lịch phỏng vấn
4. Phỏng vấn diễn ra và hai bên cập nhật kết quả
5. NTD xác nhận ứng viên đạt điều kiện để nhận thưởng
6. HRDept xử lý chi trả sau khi nhận đủ xác nhận hoặc theo mặc định hệ thống

8.3. Quy định về trạng thái giao dịch

HRDept có thể sử dụng hệ thống trạng thái giao dịch gồm:

• Đang chờ xử lý: khi hồ sơ mới được gửi hoặc mới xác nhận
• Đang phỏng vấn: khi lịch đã được chốt
• Chờ xác nhận kết quả: sau phỏng vấn, chờ NTD và/hoặc Ứng viên xác nhận
• Thành công: đã hoàn tất xác nhận, đủ điều kiện chi thưởng
• Thất bại: bị từ chối, không đủ điều kiện
• Tranh chấp: có bất đồng từ hai phía → chuyển xử lý riêng

8.4. Cơ chế bảo vệ giao dịch

HRDept cam kết:

• Lưu vết toàn bộ lịch sử giao dịch, gồm: tin đăng, CV, chat, xác nhận, thời gian phỏng vấn
• Không can thiệp vào nội dung tuyển dụng, nhưng có quyền truy xuất lịch sử để làm căn cứ xử lý tranh chấp
• Mỗi bên có quyền truy cập nhật ký giao dịch của riêng mình để đảm bảo tính minh bạch

8.5. Quy định về việc chấm dứt hoặc hủy giao dịch

Một giao dịch có thể bị chấm dứt nếu:

• Một trong hai bên gửi yêu cầu hủy qua hệ thống trước ngày phỏng vấn
• Có dấu hiệu gian lận, thông tin sai sự thật từ bất kỳ bên nào
• Phát sinh lỗi kỹ thuật ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính minh bạch của quy trình

Giao dịch hủy sẽ được cập nhật trạng thái là “Thất bại” và các khoản tạm giữ (nếu có) sẽ được xử lý theo chính sách của HRDept theo từng thời điểm. 

ĐIỀU 9 – XỬ LÝ VI PHẠM & CƠ CHẾ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP #

9.1. Các hành vi được xem là vi phạm

Một trong hai bên (NTD hoặc Ứng viên) được xem là vi phạm quy định nếu:

• Cung cấp thông tin sai lệch, gian dối hoặc giả mạo trong hồ sơ, tin đăng hoặc phản hồi giao dịch
• Từ chối thực hiện nghĩa vụ đã cam kết sau khi nhận được lợi ích từ bên còn lại (ví dụ: NTD từ chối thưởng dù ứng viên đã ký HĐLĐ)
• Lợi dụng hệ thống HRDept để spam, dụ dỗ, môi giới, dẫn link ngoài nền tảng hoặc thực hiện hành vi lừa đảo
• Cản trở, gây rối quy trình giao dịch hoặc cố tình sử dụng nhiều tài khoản để thao túng kết quả

9.2. Quy trình xử lý tranh chấp

Trong trường hợp hai bên có mâu thuẫn hoặc phản ánh trái ngược nhau, HRDept sẽ thực hiện các bước:

1. Tiếp nhận khiếu nại qua hệ thống hoặc email chính thức
2. Thu thập dữ liệu liên quan đến giao dịch: tin đăng, CV, tin nhắn, lịch sử phỏng vấn, ghi chú hệ thống
3. Yêu cầu cả hai bên cung cấp thêm tài liệu chứng minh (nếu cần)
4. Ra quyết định trung lập trong vòng 7 ngày làm việc, có thể gia hạn nếu vụ việc phức tạp

9.3. Nguyên tắc ưu tiên xác thực

Trong mọi tranh chấp, HRDept áp dụng các nguyên tắc xử lý sau:

• Nếu cả hai bên đồng thuận cùng một thông tin → xem là xác thực
• Nếu chỉ có một bên xác nhận, ưu tiên xác thực từ phía NTD trước, trong trường hợp ứng viên không phản hồi
• Nếu có bất đồng, HRDept sẽ căn cứ dữ liệu hệ thống và thời gian là yếu tố ưu tiên
• Nếu cần thiết, HRDept sẽ chuyển sự việc cho bộ phận Giải quyết tranh chấp độc lập nội bộ để đánh giá cuối cùng

9.4. Các chế tài áp dụng

Tùy mức độ vi phạm, HRDept có quyền:

• Cảnh cáo tài khoản bằng thông báo chính thức
• Đình chỉ tạm thời quyền sử dụng dịch vụ, bao gồm: đăng tin, ứng tuyển, truy cập dữ liệu giao dịch
• Thu hồi khoản thưởng đang tạm giữ nếu phát hiện có gian dối
• Xóa hồ sơ người dùng hoặc cấm vĩnh viễn đối với hành vi nghiêm trọng (gian lận, lừa đảo, đe dọa người dùng khác)

9.5. Phản hồi & kháng nghị

Người dùng có quyền:

• Gửi kháng nghị về quyết định xử lý tranh chấp trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo kết quả
• Cung cấp bằng chứng bổ sung để HRDept xem xét lại
• HRDept sẽ có quyết định cuối cùng sau khi tiếp nhận phản hồi kháng nghị, và gửi trả lời chính thức bằng văn bản hoặc email

9.6. Giải quyết ngoài phạm vi nền tảng

Nếu người dùng không đồng thuận với kết quả xử lý của HRDept, có thể:

• Đề xuất hòa giải thêm lần nữa
• Khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam, nơi HRDept đặt trụ sở chính

ĐIỀU 10 – CÁC ĐIỀU KHOẢN CHUNG #

10.1. Hiệu lực pháp lý của điều khoản

• Các điều khoản trong văn bản này có giá trị pháp lý ràng buộc giữa HRDept và Người Dùng (bao gồm cả Nhà Tuyển Dụng và Ứng Viên) kể từ thời điểm Người Dùng đăng ký tài khoản và/hoặc bắt đầu sử dụng bất kỳ dịch vụ nào của HRDept.vn.
• Bằng việc tiếp tục sử dụng nền tảng, Người Dùng được xem là đã đọc, hiểu và đồng ý với toàn bộ các điều khoản này, kể cả khi không ký trực tiếp vào văn bản.

10.2. Quyền điều chỉnh và cập nhật

• HRDept có quyền điều chỉnh, bổ sung, cập nhật các điều khoản bất kỳ lúc nào nhằm phù hợp với thay đổi về chính sách, pháp luật, hoặc mô hình vận hành.
• Các thay đổi sẽ được thông báo trước qua email, hệ thống nội bộ, hoặc đăng tải công khai trên website.
• Nếu Người Dùng không đồng ý với các thay đổi, có quyền ngưng sử dụng dịch vụ. Việc tiếp tục sử dụng sẽ được xem là chấp thuận ngầm với nội dung cập nhật.

10.3. Hiệu lực của từng điều khoản riêng lẻ

• Nếu bất kỳ điều khoản nào trong văn bản này bị coi là vô hiệu bởi quyết định của cơ quan có thẩm quyền, các điều khoản còn lại vẫn giữ nguyên hiệu lực và tiếp tục ràng buộc hai bên.
• Các điều khoản vô hiệu có thể được thay thế bằng nội dung khác tương đương về mục tiêu, do HRDept đề xuất và ban hành.

10.4. Giới hạn trách nhiệm của HRDept

• HRDept không chịu trách nhiệm cho mọi thiệt hại, mất mát phát sinh trực tiếp từ mối quan hệ cá nhân giữa Nhà Tuyển Dụng và Ứng Viên nằm ngoài hệ thống (ví dụ: thương lượng lương, hành vi cá nhân, sa thải trái luật...)
• Nền tảng chỉ đóng vai trò trung gian hỗ trợ kết nối, quản lý giao dịch và tạm giữ tài chính, không chịu trách nhiệm về các quyết định tuyển dụng, mức lương, nghĩa vụ thuế hay quan hệ lao động giữa hai bên.

10.5. Áp dụng pháp luật và giải quyết tranh chấp

• Mọi tranh chấp phát sinh liên quan đến việc sử dụng nền tảng sẽ được giải quyết ưu tiên theo hình thức thương lượng – hòa giải, trước khi tiến hành thủ tục tố tụng.
• Trong trường hợp cần thiết, các bên đồng ý chọn Tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam, nơi HRDept đặt trụ sở làm nơi giải quyết cuối cùng.

ĐIỀU 11 – NGHĨA VỤ THUẾ VÀ CHỨNG TỪ TÀI CHÍNH #

11.1. Nghĩa vụ thuế của Ứng viên

• Ứng viên có trách nhiệm tự kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có) đối với các khoản thưởng nhận được thông qua nền tảng HRDept.vn.
• Trường hợp luật thuế Việt Nam yêu cầu khấu trừ tại nguồn, HRDept có quyền khấu trừ thuế trước khi chuyển khoản, dựa trên các mức thuế suất hiện hành do cơ quan thuế ban hành.
• Ứng viên phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân cần thiết (mã số thuế cá nhân, số tài khoản, bản sao CCCD,...) theo yêu cầu để HRDept thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.

11.2. Nghĩa vụ thuế của Nhà Tuyển Dụng

• Nhà Tuyển Dụng có nghĩa vụ kê khai và hạch toán chi phí liên quan đến các khoản thưởng, phí dịch vụ, và các giao dịch đã phát sinh trên HRDept.vn theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Trong trường hợp yêu cầu xuất hóa đơn, Nhà Tuyển Dụng cần cung cấp đầy đủ thông tin pháp lý của đơn vị (mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện,...) trong vòng 7 ngày kể từ ngày giao dịch hoàn tất.

11.3. Chính sách xuất hóa đơn và chứng từ

• HRDept sẽ xuất hóa đơn tài chính cho các khoản phí dịch vụ nền tảng đã thu của Nhà Tuyển Dụng theo đúng quy định của pháp luật về kế toán – thuế hiện hành tại Việt Nam.
• Hóa đơn được phát hành bằng hình thức điện tử qua email hoặc trung tâm người dùng trên nền tảng.
• Các khoản “tiền thưởng” mà HRDept chuyển thay mặt NTD cho Ứng viên sẽ không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), mà được ghi nhận qua phiếu chi/hồ sơ chi hộ, kèm theo bản xác nhận nhận thưởng từ Ứng viên.

11.4. Trách nhiệm cung cấp chứng từ & đối chiếu tài chính

• Các bên có trách nhiệm lưu giữ và đối chiếu đầy đủ chứng từ liên quan đến giao dịch: lịch sử giao dịch, hóa đơn, biên nhận, xác nhận nhận tiền,...
• Trong trường hợp phát sinh khiếu nại liên quan đến chứng từ, HRDept chỉ có nghĩa vụ cung cấp bản sao chứng từ đã phát hành qua hệ thống trong vòng 90 ngày kể từ ngày phát sinh giao dịch.

11.5. Quy định về xử lý các khoản không hợp lệ về thuế

• Trong trường hợp Nhà Tuyển Dụng hoặc Ứng viên cung cấp sai thông tin thuế, dẫn đến không thể hoàn tất chứng từ theo đúng quy định pháp luật, HRDept có quyền:
  • Tạm ngừng xử lý giao dịch đến khi thông tin được xác minh
  • Không chịu trách nhiệm cho các thiệt hại hoặc sai sót liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh do bên cung cấp thông tin sai

ĐIỀU 12 – CHÍNH SÁCH BẢO MẬT VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN #

12.1. Cam kết bảo mật thông tin cá nhân

• HRDept cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân của tất cả Người Dùng, bao gồm cả Nhà Tuyển Dụng và Ứng viên, theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam và tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
• Dữ liệu cá nhân chỉ được thu thập, lưu trữ và xử lý khi:
  • Người Dùng đồng ý rõ ràng (opt-in)
  • Việc xử lý là cần thiết để thực hiện hợp đồng dịch vụ hoặc nghĩa vụ pháp lý
  • Có sự uỷ quyền cụ thể từ cơ quan chức năng

12.2. Phạm vi và mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

Thông tin cá nhân được HRDept thu thập và xử lý với các mục đích sau:

• Tạo tài khoản và duy trì hoạt động của người dùng
• Cung cấp dịch vụ tuyển dụng, xác thực hồ sơ và hỗ trợ kết nối việc làm
• Xử lý giao dịch, quản lý thưởng, xuất hoá đơn, và đối chiếu tài chính
• Phát triển sản phẩm, phân tích hành vi người dùng nhằm nâng cao trải nghiệm
• Gửi thông báo, bản tin, tài liệu đào tạo (có thể từ chối nhận bất kỳ lúc nào)

12.3. Quyền của Người Dùng đối với dữ liệu cá nhân

Người Dùng có quyền:

• Truy cập, chỉnh sửa, cập nhật hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình bất kỳ lúc nào
• Rút lại sự đồng ý về xử lý dữ liệu cá nhân đã cung cấp trước đó
• Yêu cầu cung cấp thông tin về việc dữ liệu được thu thập, lưu trữ, chia sẻ với ai và trong thời gian bao lâu
• Gửi khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền nếu phát hiện vi phạm về bảo mật dữ liệu

12.4. Chính sách lưu trữ và thời gian giữ dữ liệu

• Dữ liệu cá nhân của Người Dùng được lưu trữ an toàn tại hệ thống máy chủ của HRDept hoặc đơn vị dịch vụ hạ tầng uy tín (cloud server), được mã hóa và kiểm soát truy cập chặt chẽ.
• Dữ liệu chỉ được lưu giữ trong thời gian cần thiết cho mục đích sử dụng hoặc tối đa 5 năm kể từ ngày người dùng ngừng sử dụng dịch vụ, trừ khi có yêu cầu xóa sớm từ người dùng.

12.5. Chia sẻ và tiết lộ thông tin

HRDept không chia sẻ, bán hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba ngoại trừ các trường hợp sau:

• Có sự đồng ý rõ ràng từ Người Dùng
• Yêu cầu bởi cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật
• Đối tác dịch vụ (ví dụ: cổng thanh toán, lưu trữ cloud, đơn vị xuất hoá đơn điện tử…) với điều kiện ký cam kết bảo mật nghiêm ngặt

12.6. Bảo vệ dữ liệu AI và nội dung học máy

• Mọi dữ liệu cá nhân được sử dụng trong hệ thống AI hoặc huấn luyện mô hình nội bộ (nếu có) sẽ được ẩn danh hóa và tuân thủ nguyên tắc bảo vệ quyền riêng tư
• HRDept không sử dụng hồ sơ cá nhân của Ứng viên để huấn luyện các mô hình học máy bên ngoài nếu chưa có sự đồng thuận
• Tất cả thuật toán AI và nội dung huấn luyện đều chịu sự giám sát nội bộ để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức và bảo mật

ĐIỀU 13 – TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ VÀ GIỚI HẠN TRÁCH NHIỆM CỦA HRDept #

13.1. Vai trò của HRDept

• HRDept.vn hoạt động với vai trò là một nền tảng trung gian thương mại điện tử kết nối giữa Nhà Tuyển Dụng (bên mua dịch vụ nhân lực) và Ứng Viên (bên cung cấp hồ sơ, năng lực, thời gian lao động).
• HRDept không phải là bên tuyển dụng, không đại diện cho bất kỳ Nhà Tuyển Dụng hay Ứng Viên nào, cũng như không chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của thông tin hai bên cung cấp.

13.2. Giới hạn trách nhiệm đối với thông tin người dùng

• HRDept không chịu trách nhiệm về các hành vi gian lận, sai lệch thông tin do Người Dùng tự khai báo, bao gồm nhưng không giới hạn: hồ sơ giả, chứng chỉ không hợp lệ, thông tin sai sự thật, hoặc hành vi sử dụng thông tin của bên thứ ba mà không được phép.
• HRDept có quyền xử lý kỹ thuật và cảnh báo nội bộ nhưng không có nghĩa vụ pháp lý bắt buộc phải kiểm chứng hoặc xác minh tính chính xác của toàn bộ thông tin Người Dùng, trừ khi đó là phần thuộc dịch vụ HRVerify hoặc dịch vụ xác thực mở rộng.

13.3. Giới hạn trách nhiệm đối với kết quả tuyển dụng

• HRDept không chịu trách nhiệm về kết quả tuyển dụng, bao gồm nhưng không giới hạn: việc ký kết hay không ký hợp đồng lao động, thời gian thử việc, chất lượng nhân sự sau khi tuyển, hoặc việc nghỉ việc sớm.
• Các khoản thưởng tuyển dụng chỉ được chi trả khi hai bên thực hiện đầy đủ bước xác nhận, và HRDept chỉ thực hiện chi hộ thay mặt Nhà Tuyển Dụng dựa trên các điều kiện được xác lập trước.

13.4. Giới hạn trách nhiệm đối với giao dịch tài chính

• HRDept không chịu trách nhiệm trong các trường hợp giao dịch tài chính bị gián đoạn hoặc không thể thực hiện do nguyên nhân đến từ bên thứ ba như: ngân hàng, cổng thanh toán, lỗi kỹ thuật hệ thống.
• Trong mọi trường hợp, trách nhiệm tài chính của HRDept không vượt quá số tiền mà Người Dùng đã thanh toán thực tế và chưa sử dụng tại thời điểm xảy ra tranh chấp.

13.5. Miễn trừ trách nhiệm trong trường hợp bất khả kháng

HRDept được miễn trừ trách nhiệm trong các trường hợp bất khả kháng bao gồm nhưng không giới hạn:

• Thiên tai, chiến tranh, bạo động, cháy nổ, dịch bệnh, lệnh cấm/hạn chế từ cơ quan Nhà nước
• Sự cố kỹ thuật không lường trước (mạng lưới internet, tấn công mạng, lỗi máy chủ)
• Sự chậm trễ hoặc không thể thực hiện nghĩa vụ do lỗi từ phía Người Dùng hoặc bên thứ ba liên quan

13.6. Trách nhiệm bảo mật tài khoản

• Người Dùng có trách nhiệm tự bảo mật thông tin đăng nhập và không chia sẻ tài khoản cá nhân cho bên thứ ba. HRDept không chịu trách nhiệm với các sự cố phát sinh từ việc Người Dùng để lộ thông tin hoặc quản lý tài khoản không đúng quy định.

ĐIỀU 14 – XÓA TÀI KHOẢN NGƯỜI DÙNG #

14.1. Quyền yêu cầu xóa tài khoản

• Mỗi người dùng (gồm cả Nhà Tuyển Dụng và Ứng Viên) có quyền yêu cầu xóa tài khoản của mình trên nền tảng HRDept.vn bất kỳ lúc nào thông qua chức năng trong hệ thống hoặc gửi yêu cầu chính thức đến bộ phận chăm sóc khách hàng của HRDept.
• Việc xóa tài khoản không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của các giao dịch, nghĩa vụ, khoản phí, khoản chi đã phát sinh trước đó.

14.2. Điều kiện và thời điểm xử lý yêu cầu xóa

• Sau khi nhận được yêu cầu hợp lệ, HRDept sẽ thực hiện xác minh và xử lý trong thời hạn tối đa 7 ngày làm việc.
• Tài khoản sẽ được tạm khóa ngay sau khi xác nhận yêu cầu, và chính thức xóa khỏi hệ thống sau khi:
  • Tất cả các khoản phí dịch vụ, thưởng đang xử lý hoặc đang tranh chấp được xử lý xong;
  • Không còn khiếu nại, yêu cầu truy xuất dữ liệu hoặc nghĩa vụ pháp lý tồn đọng liên quan đến tài khoản.

14.3. Hậu quả pháp lý và dữ liệu sau khi xóa tài khoản

• Dữ liệu cá nhân sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi hệ thống chính của HRDept, trừ các dữ liệu cần lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán – thuế (tối đa 10 năm) hoặc phục vụ cho mục đích chứng minh giao dịch trong tranh chấp pháp lý.
• Sau khi xóa, người dùng không thể khôi phục lại tài khoản hoặc các nội dung dữ liệu đã lưu.

14.4. Xóa tài khoản do vi phạm điều khoản sử dụng

• HRDept có quyền tự động xóa hoặc đình chỉ vĩnh viễn tài khoản người dùng nếu phát hiện vi phạm nghiêm trọng Điều Khoản Sử Dụng như:
  • Giả mạo danh tính, lừa đảo, gây ảnh hưởng tiêu cực đến cộng đồng người dùng;
  • Vi phạm pháp luật, gây tổn hại đến uy tín của nền tảng;
  • Cố ý khai thác lỗ hổng hệ thống, hoặc truyền bá nội dung độc hại, spam, công kích cá nhân.

14.5. Hệ quả tài chính khi xóa tài khoản

• Trong trường hợp tài khoản bị xóa do vi phạm quy định, các khoản tiền tạm giữ chưa chi, chưa hoàn tất giao dịch có thể bị giữ lại để bồi hoàn thiệt hại cho các bên liên quan.
• Trong các trường hợp tự nguyện xóa tài khoản, các khoản tiền còn dư (nếu có) sẽ được hoàn lại theo chính sách hoàn tiền hiện hành sau khi trừ các chi phí phát sinh.

ĐIỀU 15 – GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP #

15.1. Nguyên tắc giải quyết tranh chấp

• HRDept khuyến khích các bên tham gia nền tảng (Nhà Tuyển Dụng và Ứng Viên) giải quyết tranh chấp phát sinh trên tinh thần hợp tác, thiện chí và ưu tiên thương lượng.
• Trong trường hợp không thể đạt được thỏa thuận, các bên có thể chuyển vụ việc đến bộ phận xử lý tranh chấp của HRDept để được hướng dẫn và can thiệp hỗ trợ trung gian.

15.2. Cơ chế hỗ trợ nội bộ của HRDept

• HRDept sẽ tiếp nhận yêu cầu xử lý tranh chấp qua email, hệ thống hỗ trợ hoặc hotline chính thức của nền tảng.
• Tùy theo bản chất vụ việc, HRDept có thể yêu cầu các bên cung cấp:
  • Bằng chứng giao dịch, thông tin trao đổi, lịch sử ứng tuyển/đăng tin, biên nhận, sao kê...
  • Các xác nhận hoặc phản hồi chính thức từ cả hai phía liên quan
• Thời gian xử lý tiêu chuẩn: từ 03 đến 45 ngày làm việc, tùy độ phức tạp của vụ việc.

15.3. Trường hợp tranh chấp liên quan đến khoản thưởng hoặc phí dịch vụ

• HRDept sẽ chỉ thực hiện việc giải ngân khoản thưởng hoặc hoàn phí khi đã có:
  • Sự đồng thuận từ cả hai bên; hoặc
  • Một bên xác nhận kèm bằng chứng rõ ràng và bên còn lại không phản hồi trong thời hạn quy định
  • Hoặc có phán quyết cuối cùng của bộ phận xử lý tranh chấp HRDept
• Trong một số trường hợp cần thiết, HRDept có thể tạm giữ khoản tiền liên quan đến khi có kết luận rõ ràng.

15.4. Tranh chấp phát sinh từ bên ngoài nền tảng

• HRDept không chịu trách nhiệm và không giải quyết các tranh chấp phát sinh ngoài phạm vi hoạt động của nền tảng, ví dụ:
  • Mâu thuẫn nội bộ tại công ty tuyển dụng
  • Tranh chấp lao động sau khi ký hợp đồng
  • Xử lý vi phạm kỷ luật, chấm dứt hợp đồng hoặc nghĩa vụ tài chính không phát sinh qua hệ thống HRDept

15.5. Cơ quan tài phán cuối cùng

• Nếu tranh chấp không thể giải quyết qua thương lượng hoặc hỗ trợ từ HRDept, các bên có quyền đưa vụ việc ra Toà án có thẩm quyền tại Việt Nam để phân xử.
• Mọi quyết định của Toà án là cuối cùng và có giá trị bắt buộc đối với các bên liên quan.

ĐIỀU 16 – QUYỀN SỞ HỮU TRÍ TUỆ #

16.1. Tài sản trí tuệ thuộc sở hữu của HRDept

• Toàn bộ nội dung, dữ liệu, phần mềm, thiết kế giao diện, cấu trúc hệ thống, thuật toán, nội dung hiển thị, biểu tượng, hình ảnh, âm thanh, tài liệu đào tạo, video, và các thành phần kỹ thuật khác được sử dụng hoặc phát triển bởi HRDept trên nền tảng HRDept.vn đều thuộc quyền sở hữu trí tuệ của HRDept hoặc các đối tác được ủy quyền hợp pháp.
• Các tài sản trí tuệ này được bảo vệ bởi pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế về quyền sở hữu trí tuệ mà Việt Nam là thành viên.

16.2. Hạn chế sử dụng tài sản trí tuệ

• Người dùng không được phép sao chép, phân phối, tái sản xuất, chỉnh sửa, phát hành lại, khai thác thương mại, hoặc sử dụng bất kỳ nội dung, dữ liệu, hoặc thành phần nào của HRDept.vn vì mục đích cá nhân hoặc thương mại khi không có sự đồng ý bằng văn bản từ HRDept.
• Mọi hành vi sử dụng trái phép sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật và HRDept có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có.

16.3. Quy định về nội dung do Người Dùng tạo ra

• Đối với các nội dung do Người Dùng tự đăng tải (bao gồm hồ sơ ứng viên, bài viết, nhận xét, hình ảnh, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp...), Người Dùng cam kết nội dung đó:
  • Không vi phạm bản quyền, quyền nhân thân, quyền hình ảnh hoặc quyền sở hữu trí tuệ của bất kỳ bên thứ ba nào;
  • Không mang nội dung độc hại, sai lệch, vu khống, xúc phạm hoặc gây tổn hại cho uy tín của nền tảng hoặc bên thứ ba khác.
• HRDept có quyền sử dụng nội dung Người Dùng đăng tải cho mục đích quảng bá, giới thiệu dịch vụ, truyền thông nội bộ hoặc phân tích cải tiến hệ thống, trên nguyên tắc không xâm phạm quyền riêng tư và danh tính cá nhân.

16.4. Bảo vệ thương hiệu và quyền phát triển nền tảng

• Thương hiệu “HRDept.vn”, “HRDept.net”, “HR institute” các biểu tượng, tên gọi dịch vụ, tính năng đặc trưng, và các sáng tạo liên quan đến mô hình hoạt động của nền tảng đều được bảo hộ độc quyền và không được phép sao chép, nhái lại, hoặc sử dụng với mục đích gây nhầm lẫn với sản phẩm hoặc nền tảng khác.
• HRDept giữ quyền thực hiện các biện pháp kỹ thuật, pháp lý và thương mại cần thiết để ngăn chặn việc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.

16.5. Quyền sở hữu đối với nội dung do AI tạo ra trên nền tảng HRDept

• Các nội dung được tạo ra bởi công cụ AI do HRDept phát triển hoặc tích hợp trên nền tảng (bao gồm nhưng không giới hạn: mô tả công việc, tiêu đề tin đăng, gợi ý chỉnh sửa CV, gợi ý ứng viên, phân tích dữ liệu tuyển dụng, phân tích hành vi ứng tuyển…) được xem là tài sản trí tuệ thuộc sở hữu của HRDept.
• Người Dùng (bao gồm Nhà Tuyển Dụng, Ứng Viên, hoặc bên thứ ba sử dụng hệ thống) được cấp quyền sử dụng nội dung AI tạo ra với mục đích cá nhân và trong phạm vi sử dụng nền tảng HRDept, nhưng không được sao chép, bán lại, phân phối lại hoặc sử dụng lại trên nền tảng khác mà không có sự cho phép bằng văn bản từ HRDept.
• Trong mọi trường hợp, HRDept giữ quyền kiểm soát nội dung AI-generated và có thể thu hồi quyền sử dụng nếu phát hiện hành vi vi phạm, khai thác thương mại trái phép, hoặc sử dụng với mục đích gây hiểu nhầm, sai lệch hoặc lạm dụng thông tin.
• Người Dùng hiểu rằng: nội dung do AI tạo ra có thể mang tính gợi ý, dự đoán, hoặc mô phỏng hành vi ngôn ngữ – và việc sử dụng nội dung này là tùy thuộc vào quyết định cuối cùng của người dùng. HRDept không chịu trách nhiệm về hậu quả phát sinh nếu Người Dùng sử dụng nội dung AI sai mục đích hoặc không kiểm duyệt nội dung trước khi công bố.

ĐIỀU 17 – HIỆU LỰC VÀ CẬP NHẬT ĐIỀU KHOẢN #

17.1. Thời điểm hiệu lực

• Bộ Điều Khoản này có hiệu lực kể từ ngày được công bố một hoặc toàn bộ trên nền tảng HRDept.vn, Hri.edu.vn, HRDept.net và áp dụng đối với tất cả Người Dùng, bao gồm Nhà Tuyển Dụng, Ứng Viên và bất kỳ bên thứ ba nào sử dụng dịch vụ do HRDept cung cấp.
• Việc tiếp tục truy cập và sử dụng nền tảng sau thời điểm công bố được hiểu là Người Dùng đã đọc, hiểu và đồng ý tuân thủ toàn bộ nội dung Điều Khoản.

17.2. Quyền điều chỉnh và sửa đổi

• HRDept có toàn quyền cập nhật, sửa đổi hoặc bổ sung bất kỳ nội dung nào trong Điều Khoản này để phù hợp với yêu cầu pháp lý, thay đổi trong mô hình kinh doanh, quy trình vận hành, hoặc chính sách dịch vụ.
• Các phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên nền tảng và/hoặc thông báo qua các kênh chính thức như email, popup hệ thống, hoặc bảng tin tài khoản người dùng.

17.3. Trách nhiệm theo dõi và tuân thủ

• Người Dùng có trách nhiệm định kỳ theo dõi và cập nhật thông tin về các điều khoản mới, thay đổi chính sách hoặc thông báo từ HRDept.
• Nếu không đồng ý với các nội dung cập nhật, Người Dùng có quyền ngừng sử dụng dịch vụ. Việc tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi cập nhật được đăng tải đồng nghĩa với việc Người Dùng chấp nhận ràng buộc bởi nội dung đã được điều chỉnh.

17.4. Ưu tiên văn bản gốc

• Trong trường hợp có bản dịch sang ngôn ngữ khác, bản tiếng Việt vẫn là phiên bản chính thức và có giá trị pháp lý cao nhất.
• HRDept không chịu trách nhiệm đối với các hiểu nhầm, diễn giải sai lệch do sự khác biệt ngôn ngữ.